Tipp #16 Wie wird meine Veranstaltung knackig?

Zeit ist ein kostbares Gut und je weniger freie Zeit wir haben, desto wählerischer werden wir bei Einladungen zu Besprechungen oder Events. Wir überlegen dann sehr genau, welche wir annehmen und welche wir ablehnen.
Haben wir nach der Veranstaltung oder dem Termin den Eindruck, dass unsere Zeit verplempert wurde, ärgert uns das. Bei der nächsten Einladung überlegen wir uns doppelt, ob wir da nochmal hingehen. Und wenn wir hingehen müssen, hält sich die Vorfreude in Grenzen.

Abgesehen von der inhaltlichen Qualität einer Veranstaltung, spielt vor allem auch das Timing eine wichtige Rolle. Dazu gehört:
1. Die Veranstaltung beginnt pünktlich
2. Die Programmpunkte dauern nur so lange, wie sie wirklich interessant sind.
3. Es gibt keine technischen Pannen oder sonstige Verzögerungen.
4. Die Veranstaltung endet pünktlich oder nach einer immer noch angenehmen Dauer.

Was bedeutet das für dich, wenn du eine Veranstaltung organisierst?  (Einen Ball, Elternabend, ein Meeting, eine Party, eine Hochzeitsfeier, eine Abendgala, eine Präsentation, eine Diskussion usw.)
Du musst mit der Ressource Zeit genau so sorgfältig umgehen wie mit dem Budget.
Das gelingt nur mit sorgfältiger Planung! Kläre zuerst, wie viel Zeit du zur Verfügung hast. Wann geht es los und wann ist Schluss? Prüfe dann, welche Programmpunkte du dringend unterbringen musst. Zum Beispiel Grußworte, Ehrungen, Reden, Showeinlagen. Jeder Akteur muss von dir eine klare Zeitvorgabe bekommen. Wie viele Minuten dürfen die Grußworte dauern? Wie viele Minuten darf der Chor singen? Wie viele Minuten darf der Hauptredner sprechen? Wie viele Minuten wird diskutiert? Und achte darauf, dass deine Vorgabe möglichst eingehalten wird, was allerdings ziemlich schwer ist. Versuche es wenigstens.

Wie erzeuge ich eine gute Spannung und damit Stimmung?
Deine Aufgabe ist es, im Vorhinein zu prüfen, wie lange jeder Programmpunkt maximal dauern darf. Hast du einen unterhaltsamen Redner, sind 40 Minuten zwar lang aber vermutlich ein Genuss. Manchmal sind aber schon 10 Minuten sehr ermüdend. Eine Showeinlage die länger als 10 Minuten dauert muss sehr abwechslungsreich und erstaunlich sein. Bei Videos würde ich die Zeit sogar halbieren. Es ist ein großer Unterschied, ob ein Chor 3 Lieder oder 10 Minuten singen darf. Sketche sind immer heikel, je kürzer desto besser.
Weiters musst du sicherstellen, dass die Übergänge reibungslos gelingen. Wie lange dauert der Auf- oder Abbau von erforderlichen Requisiten. Funktioniert die Technik? Wie gestaltest du den Übergang, dass keine peinliche Pause entstehen?
Du musst auch unbedingt die Zeit für die Moderation vor und/oder nach einem Programmpunkt einrechnen. Außerdem Imagefilme oder Video-Grußbotschaften. Wenn du die Kleinteile vergisst, kommen im Lauf eines Abends locker 10 Minuten mehr zusammen. 10 Minuten mehr sind kein Beinbruch, aber unnötig. Ignoriert nämlich auch noch einer der Akteure deine Zeitvorgabe, ufert das Programm völlig aus. Die mühsam aufgebaute Spannung verpufft.  Und die Leute sehnen sich nach einem Ende, weil sie die Konzentration kaum noch halten können.

Der Zeitplan ist also das Grundgerüst für dein Event. Verteile die Minuten sorgfältig, erinnere die Akteure an deren Verantwortung und denke 3 Schritte voraus. Dein Lohn für diese Fuzzelarbeit sind zufriedene Gäste, die gerne noch mehr gesehen hätten.

Nächste Woche schreibe ich über das richtige Timing für alle Akteure. Wer nur 3 Minuten Zeit bekommt, muss seinen Auftritt exakt planen. Wer sich (ständig) nicht an die vorgegebene Zeit hält, schwächt sein Image. Wie du kompetent und knackig reden kannst, erfährst du in Tipp #17.

Wünsche dir eine erfolgreiche Woche!

mit herzlichen Grüßen
Heidi Winsauer

Heidi Winsauer lebt in Dornbirn/Österreich. Sie arbeitet als selbständige Veranstaltungsmoderatorin und Trainerin für den persönlichen Auftritt. Jeden Sonntag teilt sie ihr gesammeltes Wissen zu den Themen Moderieren, Präsentieren und frei Sprechen.
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